Preguntas frecuentes sobre el traspaso de datos

¿Qué debo tener en cuenta antes de crear un nuevo ejercicio y realizar un traspaso de datos?
En el siguiente artículo: Traspaso de datos entre ejercicios se detalla la operativa de "Traspaso de datos" del programa, así como los requisitos y recomendaciones para realizarlo correctamente. Es recomendable su lectura para evitar errores en el traspaso de los datos a un nuevo ejercicio.

En cualquier caso, antes de realizar cualquier paso, realiza una COPIA DE SEGURIDAD de los datos del programa y almacénela en un lugar seguro.


¿Es obligatorio al inicio de año crear un nuevo ejercicio y hacer el traspaso de datos?
El software estándar (no modificado a medida) es un programa de gestión comercial y facturación. No es un software contable-fiscal, por lo que no existe un cierre de año. Por este motivo ES OPCIONAL CREAR UN NUEVO EJERCICIO PARA CADA AÑO. Si quieres, puedes continuar trabajando en el  mismo “ejercicio”.

La finalidad de que el software permita gestionar distintos ejercicios para empresas, es para contemplar los casos de usuarios en que sí quieran, por su metodología de trabajo, separar los datos y movimientos comerciales entre ejercicios (años), es decir, iniciar un ejercicio sin arrastrar las ventas, ni compras, ni servcicios, etc. de un ejercicio anterior (traspaso parcial). O bien también para contemplar los casos de usuarios que han creado una nueva empresa y quieren trasladar a su nueva empresa los clientes, proveedores, productos y datos auxiliares (cp, formas de pago, etc.) de su empresa anterior.

Si lo que quieres es seguir trabajando con los mismos datos, entonces no sería necesario crear un nuevo ejercicio. Tal y como hemos comentado anteriormente. Pero si todo y así quieres crear un nuevo ejercicio y, además seguir trabajando con los datos del ejercicio anterior, entonces deberás hacer un 'trasapaso completo'. 

RECUERDA QUE: si trabajas en un ejercicio con documentos ya creados, ya sea porque continúas con el mismo ejercicio como si es porque has realizado un traspaso de datos, NO debes resetear / reiniciar los contadores (numeración).


¿Al empezar un nuevo año puedo resetar los contadores de ventas, servicios, etc.?
Tanto si creas un nuevo ejercicio (y por consiguiente traspasas los documentos de ventas, servicios, etc.) como si sigues trabajando en el mismo ejercicio, es importante que NO resetees los contadores de ventas (facturas, albaranes,tickets, etc.), servicios u otros documentos creados en el programa. Deberás continuar con la numeración existente o bien crear nuevas series de facturación para el nuevo año. De lo contrario, si reseteas los contadores, 'machacarás' los datos existentes originando varios errores en el programa y facturaciones incorrectas. Por ejemplo, imagina que tienes creadas las facturas nº A-00000001, A-00000002, A-00000003,.....A-00000100 y reseteas los contadores a cero. Esto conllevará a que se vuelvan a enumerar las ventas con los mismos nº (códigos). Entonces los documentos de ventas se sobreescribirán y se mezclarán datos entre documentos existentes, conllevando a distintos errores en el programa, a una facturación incorrecta y a una incoherencia en los datos.

En cualquier caso, si trabajas en un ejercicio con documentos ya creados NO resetees ni reinicies los contadores (numeración).

IMPORTANTE: además de las copias de seguridad periódicas, es altamente recomendable crear una COPIA DE SEGURIDAD adicional antes de realizar cualquier cambio importante.


He hecho un "traspaso parcial" de datos (sólo de datos maestros: clientes, proveedores, productos y tablas auxiliares) ¿Cómo puedo consultar los servicios, ventas y compras del ejercicio anterior?
Para consultar los servicios, ventas, compras, etc., o cualquier otra tabla de datos no traspasada, de un ejercicio anterior, deberás iniciar sesión en el programa en dicho ejercicio. Para tu mayor comodidad, puedes abrir otra instancia del programa para no tener que cerrar sesión del ejercicio actual.


¿Dónde puedo ver un ejemplo de un "traspaso completo"?
Dentro de este artículo encontrarás un ejemplo de un "traspaso completo" de datos.

RECUERDA QUE si vas a realizar un traspaso completo de datos, en el ejercicio de destino NO debe haber ningún dato ni series de facturación creadas. El ejercicio de destino debe estar vacío. Podrás crear los datos y series una vez ya hayas finalizado el traspaso completo de datos y te hayas asegurado que se ha realizado correctamente